Man soll nicht glauben, dass unnütze Meetings ein Symptom der “old Economy” (sagt man das noch?) oder öffentlicher Körperschaften sind. Das passiert in der freien Wirtschaft genau so und aus denselben Gründen:
Ausufernde Diskussionen, ungenügende Vorbereitung, die Abwesenheit wichtiger Ansprechpartner oder unklare Gründe für das Meeting sorgen dafür, dass Besprechungen mehr als unbefriedigend verlaufen, so die Meinung.
Wenn man bei der Planung von Meetings einige grundlegende Regeln beachtet, kann man den Overhead, wie es so schön auf neusprech heißt, deutlich reduzieren.
- Kein Meeting ohne Agenda
Vor jedem Meeting sollte eine Agenda erstellt werden, die den Teilnehmern zusammen mit der Einladung zugestellt wird. So hat jeder die Möglichkeit, sich auf das Meeting vorzubereiten bzw. kann entscheiden, ob er wirklich teilnehmen muss. - Relevante Teilnehmer einladen
In vielen Organisationen bestimmten die Regeln der Hierarchie, wer zu einem Meeting eingeladen wird und wer nicht. Idealerweise versucht man, die Teilnehmer anhand der Agenda auszuwählen. Mit Hilfe strategischer Kommunikation kann der Chef dann auch gern mal draußen bleiben – man muss einfach das Gefühl vermitteln, dass niemand übergangen wird und Gefahr läuft, in ein Informationsdefizit zu geraten. - Moderieren und Protokollieren
Der Protokollführende, meist der Projektleiter, kann diese Aufgabe sinnvoll zur Steuerung der Diskussion in Meetings nutzen. Durch aktives Protokollieren (das bedeutet, man stimmt sich im Meeting mit den anderen über die aufzunehmenden Punkte ab) kann man ausufernde Diskussionen “zurück zur Agenda ziehen” oder durch Abstimmung eines Protokolleintrags einen Schlusspunkt setzen. Am besten funktioniert das übrigens mit der Action-Item-Methodik.
Tags: agenda, meetings, projektmanagement, protokoll